• Community and Communication Management

    Hands on help, advisory and training

Projektiviestintä virtuaalisissa organisaatioissa

Virtual Communication and Collaboration Succeed in business and in education

”Tutkitusti suurin syy projektien epäonnistumiseen on erilaiset puutteet viestinnässä.” 

Projektin eri vaiheiden viestintätarpeet ovat erilaiset, mitä harvoin tiedostetaan. On helppoa tehdä niinkuin on aina ennenkin tehty. Lisäksi viestintä on usein erittäin haastavaa johtuen erilaisista organisaatio- ja yksilökohtaisista esteistä tiedon kulussa. Projektipäälliköillä ja organisaation johdolla tutkitusti on harvoin tarvittavaa viestintä- ja tietojohtamisosaamista. Tarvitaan vahvaa tietojohtamisen käytännöistä lähtevää osaamista sekä viestinnän suunnittelua ja taitoa, jotta projektit voisivat onnistua ja yritysten kilpailukyky voisi vahvistua.

Virtuaalinen viestintäkyvykkyys ja kompetenssit

Yksilön virtuaalinen viestintäkompetenssi tarkoittaa eri kulttuurien syvällisestä ymmärryksestä lähtevää kykyä ymmärtää, kirjoittaa, puhua ja kuvailla asioita eri kielillä tietyssä ammatillisessa kontekstissa. Se tarkoittaa myös kykyä valita tiettyyn viestintätarpeeseen sopivin viestintäväline. Virtuaalinen viestintäosaaminen tarkoittaa myös luotettavuutta, mutta erityisen tärkeää on kuuntelemisen taito. Kuuntelemiseen sisältyy asettuminen vastaanottajan asemaan ja ymmärtää mitä hän haluaa sanoa. Lisäksi kuuntelemiseen annetaan palaute esimerkiksi tarkentavien kysymysten tai kiitoksen muodossa. Virtuaalisessa viestinnässä on paljon tulkinnanvaraa ja epävarmuus on suurta ja siksi kuuntelemiseen tarvitaan erityisiä toimenpiteitä.

Organisaatiotason virtuaalinen viestintäkyvykkyys tarkoittaa tietojohtamisen kulttuurista lähtevää kykyä tukea yksilöiden tiedon ja osaamisen tunnistamista, hyödyntämistä, kehittämistä, tiedon välittymistä ja tallennusta. Organisaation virtuaalinen viestintäkyvykkyys varmistaa sen, että oikea tieto on saatavissa oikeaan aikaan, oikeasta paikasta. Tähän tarvitaan:

  • työhön sopivat tietotekniset ratkaisut
  • käyttäjätuki, viestinnän suunnittelu
  • tuki, palaute- ja palkitsemiskäytännöt ja koulutukset.

Ihmistenvälinen luottamus vaikuttaa siihen kenen kanssa ja miten ihmiset haluavat olla vuorovaikutuksessa keskenään ja siihen kuinka uskottavana kollegoita pidetään ammatillisesti. Luottamus vaikuttaa olennaisesti myös sitoutumiseen ja työhyvinvointiin. Organisaatiotason luottamus puolestaan vaikuttaa viestintään ja yksilöiden väliseen luottamukseen perustavaa laatua olevalla tavalla.

Organisaatioiden sisäinen ja ulkoinen viestintä ovat murroksessa ICT:n nopean kehityksen myötä ja sähköinen kommunikaatio on työelämässä arkipäivää. Työtä tehdään yhä useammin projekteissa, jotka toimivat muuttuvassa, kompleksisessa ja vaativassa liiketoimintaympäristössä. Virtuaalisen viestintäosaamisen tarve kasvaa, kun halutaan hyödyntää jousto- ja etätyön tarjoama valtava potentiaali. Virtuaalinen työ mahdollistaa asiantuntijoiden rekrytoimisen mistä tahansa, alustapohjainen työ lisääntyy ja motivoivan ja joustavan työympäristön luominen esimerkiksi lapsiperheen vanhemmille on nykyisin mahdollista. Yhä useampi haluaa elää elämäänsä joustavasti, työ-ja yksityiselämää taitavasti yhteen sovittaen. Tähän tarvitaan osaamista ja yhteisiä pelisääntöjä.

”Voidaan sanoa, että yksilöiden viestintäosaaminen ja organisaation viestintäkyvykkyys ratkaisevat sen, kuinka projektit menestyvät.”

Viestintäkäytännöt globaaleissa tuotekehitysprojekteissa tulisi rakentaa siten, että projektien eri elinkaaren viestintätarpeet tulevat täytetyksi. Tehokkaan projektiviestinnän avulla luottamus ihmisten välillä syntyy heti projektin alussa, se kasvaa ja kehittyy kohti projektin loppua. Onnistuneen projektin jälkeen siinä syntynyt tietotaito voi levitä läpi organisaation luoden parhaimmillaan onnistumisen kulttuuria.

Sähköposti hyvän yhteistyön tiellä

Valitettavan usein pääasiallinen viestintäkanava on yhä sähköposti tai muu kirjallinen viestintä, jossa jää pois viestin välittymisen kannalta olennaiset äänenpainot, kehon kieli ja muu sanaton viestintä, jolloin rikkaan tiedon välittäminen vaikeutuu ja viestintä vie liikaa aikaa. Tekstin rikastaminenkin on usein puutteellista ja voi johtaa väärinymmärryksiin. Lisäksi viestien määrä paisuu hallitsemattomaksi ja niiden laatu on huono puutteellisen kielitaidon, kiireessä laaditun epäselvän tekstin tai tunneryöpyn vallassa laadittujen tulkinnanvaraisuuksien takia.

Pahimmassa tapauksessa huonosti ja epäselvästi muotoillut tai tunneryöpyn vallassa kirjoitetut viestit aiheuttavat konflikteja, joiden selvittelyyn tarvitaan paljon aikaa ja voimavaroja. Tällaiset turhat konfliktit voivat olla riski projektien menestymiselle. Hyvät aikeet ja hyvä tahto eivät välity virtuaalisesti itsestään. Tarvitaan erityisiä toimenpiteitä, jotta kollega toisella puolella maapalloa tietää oletko ymmärtänyt mitä hän tarkoitti ja myös tuntee sen, että oletko sitoutunut yhteiseen tavoitteeseen.

Ota yhteyttä

Nimi (pakollinen)

Sähköposti (pakollinen)

Aihe

Viesti

Follow us in Facebook!

Finnish / English