• Managing projects where virtuality meets reality

SYKKIVÄSSÄ TOIMISTOSSA ON TEILAAMISKIELTO

 

Oulussa on säpinää tulevana viikonloppuna, kun vuosittainen Qstock-musiikkifestivaali jälleen järjestetään. Qstock on Oululainen musiikkifestivaali, joka alkoi vapaaehtoisvoimin vuonna 2003 järjestetystä 7000 hengen tapahtumasta ja on kasvanut nopeasti yhdeksi Suomen suurimmista festivaaleista. Tapahtumaa ennen on kuitenkin tehty valtavasti töitä jo lähes vuoden ajan. Qstock on uudistuva ja toistuva projekti, jonka takana työskentelee suurella sydämellä Qperhe. Alla kirjoitan aiemmin Talouselämä Faktassa julkaistun jutun, jonka kirjoitin yhdessä Kirsi Aaltosen ja Virpi Turkulaisen kanssa Qstockin sidosryhmäviestinnän johtamisesta.

Uudistuminen on elinehto

Uudistuminen on kilpailukyvyn perusta aloilla, joille on tyypillistä epävarmuus ja tuotteiden lyhyt elinkaari. Uudistumiskyky perustuu mm. toimivaan viestintään johdon, henkilöstön ja sidosryhmien välillä. Organisaatioissa, joiden menestys perustuu elämyksiin, tarinoihin, ja tunteisiin, vaaditaan johdolta ja henkilöstöltä liiketoiminnan osaamisen lisäksi luovuutta, ennakkoluulottomuutta sekä viestintätaitoja, jotka mahdollistavat sidosryhmien sitouttamisen.

Oululaisessa musiikkifestivaali Qstockissa sidosryhmien sitouttaminen lähtee ”sykkivästä toimistosta”, josta kumpuaa draivi festivaalin kehittämiseksi paremmaksi. Sykkivässä toimistossa johto tapaa toisiaan päivittäin läpi vuoden. Työskentelyvaiheen käynnistyessä sisäiset ja ulkoiset sidosryhmät tulevat mukaan virallisiin ja epävirallisiin kokouksiin. Uudistumisen ja ideat takaa teilauskielto: Jokaisen tiimiläisen ja tiimivastaavan ideat tarkastellaan. Ideoita ei ohiteta vaikkapa asemaan perustuen ja siten tukahduteta ajatusten virtaa. On oltava peruste myös sille, että asiat tehtäisiin kuten ennenkin. Asiakkaan palautteesta keskustellaan aina.

Qstockissa sisäisten sidosryhmien ja johdon välillä työ- ja vapaa-ajan identiteetit sekoittuvat yhdeksi Qperheeksi, joka mahdollistaa avoimen ilmapiirin ideoinnille. Qperheen hyvinvointi ja työnteon edellytysten parantaminen on johdon työn yksi kulmakivi. Yhteiset tapahtumat, juhlat ja vaihtelevissa paikoissa pidetyt kokoontumiset ympäri vuoden pitävät yllä yhteishenkeä ja draivia, ja ”sykkivän toimiston” ideat ja ajatukset leviävät tehokkaasti sisäisistä sidosryhmistä ulkoisiin. Näin sidosryhmät sitoutuvat yhteisiin tavoitteisiin.

Projektin sidosryhmiä kannattaa sitouttaa sidosryhmästrategian avulla, koska projektin elinkaaren aikana eri sidosryhmien merkittävyys ja siten myös viestinnän käytännöt vaihtelevat. Yhdysvaltalaistutkijoiden (1) mukaan sidosryhmien merkittävyys voidaan määritellä vallan, legitimiteetin ja kiireellisyyden perusteella. Omien sidosryhmien tunnistamisen jälkeen määritellään sidosryhmien merkittävyys projektin eri vaiheiden aikana. Tärkeä sidosryhmä on asiakas, jonka henkilökohtainen kokemus ja tunteet määrittävät tuotteen laadun. Muita tärkeitä sidosryhmiä kulttuuriprojekteissa ovat esimerkiksi viranomaiset, agentit ja palveluntuottajat. On tärkeää erottaa sidosryhmät, joihin pyritään vaikuttamaan ja ne, joita pyritään sitouttamaan.

Panostus viestintään ja viestintätapa tulee suunnitella sidosryhmästrategiasta käsin, koska viestinnän avulla tehostetaan suunnittelua, aikataulutusta ja parannetaan riskienhallintaa. Näin tulisi toimia erityisesti niiden sidosryhmien kohdalla, joiden toiminta on omalle projektille elintärkeää. Viestintätaitojen avulla osataan valita sopiva media tilanteen ja sidosryhmän mukaan. Esimerkiksi tulkinnanvaraisia asioita on vaikeaa välittää onnistuneesti sähköpostilla. Keskustelutaito, kyky tarkastella asiaa toisen kannalta sekä kyky antaa ja vastaanottaa palautetta ovat avainasemassa. Onnistuneen viestinnän ansiosta ihmisten välille voi rakentua yhteinen ymmärrys ja luottamus, joka kantaa virallisia sopimuksia pidemmälle.

Sidosryhmäviestintä on murroksessa teknologian ja globalisaation aiheuttaman rakennemuutoksen myötä. Yhä enemmän pyritään vuorovaikutukseen ja strategisiin partnerisuhteisiin, jotta vaikutusmahdollisuudet kysyntään lisääntyisivät. Teknologian ja sosiaalisen median hyödyntäminen on kuitenkin heikkoa useilla aloilla. Tietoverkot, sosiaalinen media ja kulttuuri- ja elämysteollisuus tarjoavatkin potentiaalia kasvuun ja tulevat luomaan uusia työpaikkoja. Euroopan komission mukaan Euroopassa 6.7 milj. ihmistä työllistyy tällä hetkellä kulttuurialoille, jotka luovat hyvinvointia ja innovaatioita myös muille teollisuudenaloille sekä kokonaisvaltaisesti rikastuttavat yhteiskuntaa.
______________________________________________________________
Viestinnän asiantuntija Päivi Lohikoski, apulaisprof. Kirsi Aaltonen (Oulun yliopisto, TTK, tuotantotalous), Virpi Turkulainen (lehtori, UCD Business School, Irlanti)
(1) Mitchell, R.K., Agle, B.R. & Wood, D.J. (1997). Toward a theory of stakeholder identification and salience: Defining the principle of who and what really counts. Academy of Management Review, 22 (4), 853-886.

qstock

Ota yhteyttä

Nimi (pakollinen)

Sähköposti (pakollinen)

Aihe

Viesti

Follow us in Facebook!

Finnish / English